Необходимость отчета о выполненном задании в командировке

Что такое отчет о выполненном задании и зачем его составлять.

В некоторых организациях сотруднику выдается помимо командировочного удостоверения служебное задание. В нем есть графа с указанием цели командировки и отчета о проделанной работе.

Такой отчет составляется для пояснения выполнения цели командировки. С 2013 года законодательством было разрешено применять форму, разработанную организацией самостоятельно. Она должна быть утверждена в учетной политике (в приложении к ней). Стандартный бланк отчета составляется по форме №Т10-А.

До 2014 г. включительно это было обязательно, но с 08.01.15 года такой пункт был упразднен из нормативных документов (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 "О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации"). Обоснованность расходов не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности, полученного результата (Определение Конституционного Суда РФ от 04.06.2007 N 320-О-П).

Поэтому сейчас оформлять командировочное удостоверение и служебное задание, в том числе отчет о командировке можно по желанию руководителя и бухгалтерии. Обычно такое оформление целесообразно при большом потоке сотрудников, направляемых в командировку и позволяет избежать путаницы в начислении зарплаты и налогов. Это следует зафиксировать в локальном акте. Однако в случае если внутренними документами налогоплательщика предусмотрено составление документов, сопровождающих оформление командировки, в частности отчета о командировке, налоговый орган при проведении выездной налоговой проверки вправе истребовать указанные документы для проверки обоснованности произведенных расходов.

Для небольшой организации это лишние бумаги. Информацию о командировке сотрудника можно получить из приказа. Налоговый орган в ходе налоговых проверок в отношении командировочных расходов будет устанавливать связь расходов с деятельностью организации, направленной на извлечение дохода. Цель командировки, отраженная в приказе, должна подтверждать направленность деятельности организации на извлечение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Авансовый отчет выступает первичным документом, на основании которого принимается к учету хозяйственная операция в виде командировочных расходов: начисление организацией задолженности перед работником на сумму понесенных расходов или списание подотчетной суммы с работника (Письмо Минфина России от 14.09.2009 N 03-03-05/169).

Подпунктом 5 п. 7 ст. 272 НК РФ датой признания расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета. Для утверждения авансового отчета, в свою очередь, необходимы первичные документы о расходах, которые были понесены работником во время командировки (на наем жилого помещения, на проезд и пр.): счета, квитанции, кассовые чеки, путевые листы.